第1篇：档案馆危机管理问题研究
由于信息技术、网络技术的不断引入，各种档案管理系统的生成及普遍应用以及信息公开、信息共享等理念的深入人心，档案馆一方面获得了难得的发展机会；另一方面也导致档案馆在档案馆管理、资源建设、档案实体及档案管理信息系统运行安全、档案馆服务等方面“危机四伏”。
一、档案馆危机及其管理
档案馆危机是由于档案馆系统内部以及系统与外部环境之间的一种由不平衡而引发的矛盾状态，往往表现为对档案馆生存与发展带来威胁的事件。这些看起来“突发”的事件都要经历一个档案馆内部与外部的构成要素、运作规则、发展秩序由常态到异化、裂变的过程。因此档案馆应以系统的视角全程管理的观点协调系统结构和系统中各要素的关系，从而达到防止危机、优化系统的目标。[1]如解决档案馆的服务危机，需要将新媒体技术的发展、Web2.0技术、智能手机等移动终端的使用，档案从内容到形式的变化以及用户需求等都纳入到考虑之中。虽然近年来档案馆的危机事件大多表现为库房及档案实体面临危险，但任何档案馆外部环境与内部子系统的不协调都可能导致档案馆危机。档案馆危机既存在于与外界环境或相关组织的不平衡或冲突中，也存在于档案自生成到流转至档案馆的整个过程中。据此，本文将档案馆危机归纳为四类，即管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机，各类危机及其简单描述如表1所示：
表1档案馆危机类型及其描述
二、关于档案馆危机管理的认识误区
档案馆危机管理，就是针对档案馆在运营管理及发展过程中可能发生或正在发生的危机，进行事先防范、事中反应、事后及时妥善处理的一种战略管理手段。[2]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的第四部分为“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，涉及到加大安全保密执法检查、建立完善档案安全应急管理制度、改善档案保管保密条件、重要档案实行异地异质备份保管、保障档案信息安全共五个方面。[3]可见，档案馆危机管理已引起了普遍关注，但由于档案馆自身结构及外部环境的复杂性，对档案馆危机及其管理的认识还存在着误区。
（一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理
档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。
（二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理
危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。
（三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理
危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。
除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。
三、改进我国档案馆危机管理的策略
（一）优化档案馆管理危机的管理
管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，[4]实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。
首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。
其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[5]创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。
最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。
（二）优化档案馆资源危机的管理
首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。
其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XML等资源描述方法等方面入手。
（三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理
档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：
首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。
其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为A、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。[6]第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。
（四）优化档案馆服务危机的管理
为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。
其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在NARA网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。
综上所述，当前档案馆的生存与发展是“危”与“机”并存的，全面、深入分析由于外界环境及内部诸要素的变化导致的档案馆的管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机是档案界不可回避的问题。有效的危机管理不仅能减少或避免危机事件对档案及档案工作人员的损失，更有助于迎来档案馆在数字时代的华丽转身以及档案资源的大放异彩。
作者：锅艳玲等
第2篇：档案馆危机管理初探
21世纪，我们进入了信息时代。信息技术的日新月异，使人们享受到了信息化带来的巨大便利。而作为信息时代准确信息的可靠来源，档案馆也无法避免各种危机的困扰。种种迹象表明，危机管理已经开始引起社会各界的重视。档案馆作为一个生长着的有机体、社会构成的重要组成部分、一个对外开放的公共场所，面对外部环境的不确定性和危机爆发引起的不可测的后果，很可能给档案馆的形象、声誉等带来巨大损失，使档案学的学科地位继续边缘化，不利于学科发展和档案人职业地位的提升。因此，进行档案馆危机管理研究势在必行。
一、目前主要存在的档案馆危机
档案馆作为一个公共场所，它的服务范围、服务对象都是广泛的社会群体，一旦危机发生或者突发事件到来时不能及时采取应急方案，造成的破坏和影响将十分巨大。目前主要存在的档案馆危机有：第一，服务危机。由于经费紧张，传统的档案服务方式和服务手段不能适应社会变革的需要，在很大程度上制约了档案馆服务职能的发挥。档案馆提供的服务和读者利用之间存在信息不对称的情况，很多读者对档案馆的服务项目诸如查阅政府公开信息等项目知之甚少。另外，由于财政支出不足造成的另一个后果就是档案馆服务职能的弱化。
第二，人才危机。在我国，由于种种原因，档案馆人才的专业化程度并不高，在很多人的印象中，档案馆是为领导或引进人才安置家属的地方，甚至是“老弱病残的收容所”，虽然此言有失偏颇，却也说明了专业人才的缺乏。另外，由于社会大环境的影响，档案从业人员的社会地位不高，经济收入和其他行业相比也存在差距，这些都造成了人员构成中专业人才匮乏，而本专业的毕业生也很少有人愿意直接选择到档案馆工作。
第三，自然危机。自然危机主要是指自然灾害对图书馆的影响，包括火灾、地震、大规模爆发的流行性疾病等突发事件。自然灾害虽然并非由人力可以控制，但通过制定严格的危机应急预案和恢复预案，加强对日常管理的重视，则可以尽量降低灾害对档案馆的影响。
第四，技术危机。计算机技术、网络技术、数字图书馆的出现和发展，不仅拓宽了档案馆服务的范围和渠道，也在一定程度上减轻了档案员的工作量和负担，甚至由于数字化技术的发展，降低了资金和管理压力，也使利用更加方便。但是“福兮祸之所伏”，在我们享受技术进步带来的便利时，不得不面对的另一个问题是，随着新技术的产生和发展，尤其是网络的普及，系统将面临黑客攻击、病毒感染等网络安全问题，馆藏资源面对着被非法窃取盗用的危险；同时，由于计算机技术的进步速度以指数计，快速更新的软硬件设备又增加了日常管理的难度和资金压力。
二、我国档案馆危机管理存在的问题
第一，危机意识亟待加强。危机意识是防御危机的前提和保障，在危机管理过程中，比危机处理更重要的毫无疑问应该是危机的防范。在日常管理中加强对危机意识的培养，使馆员和管理者都树立危机意识，是应对危机的第一道防线，也只有具备了危机意识，才能及时对潜在危机和危机征兆做出反应，进而做好预防危机的准备。
第二，行业协会的管理协调作用发挥不够。
第三，缺乏危机总结评估制度。危机的防御是危机管理的重点，但危机的解除却并不意味着危机管理过程的终结。如果只是满足于对一次次危机的解决，而忽视了对危机处理的经验总结和产生危机的原因分析，并从中吸取教训，就会造成头痛医头脚痛医脚，疲于奔命的情形，对档案馆管理理论和实践也不能起到经验借鉴和理论总结升华的作用。良好的危机总结评估不仅有助于避免类似危机事件的产生，也能够为有效地制定档案馆危机管理计划提供案例支持和实证成果。
三、应对档案馆危机管理的举措
对档案馆危机管理的探讨，具体来说应该包括但不限于以下几方面：
第一，“做而论道”代替“坐而论道”。重视实证研究，理论研究和实证研究并重。只有实证分析没有理论探讨的研究必然无法迈向新的高度，得出理性的结论进而指导实践；而在忽视实证分析的研究过程中，理论也终将成为无源之水、无本之木。
第二，博观约取，化为己用。危机管理理论在企业管理、公共管理等领域中的研究起步早、发展快，已经形成比较成熟的研究体系。因此，在档案危机管理研究中，可以跳出学科的界限，博采各家之长，融入到档案馆学危机管理研究之中。
第三，平衡发展，术亦有攻。今后的研究中还应重视对危机管理系统软件的建设开发。在本领域的研究中，技术研究和人文精神缺一不可。偏废其中任何一方面都不可取，这两者本就是唇齿相依、互为支撑的关系。
第四，未雨绸缪，防微杜渐。危机管理中对危机预警的研究亦应受到重视，包括危机预警体系的构建和危机评价指标的划分、危机预警系统的实际应用等。
作者：杨锦锦
第3篇：我国档案馆危机管理研究的现状及对策分析
档案馆危机管理是“对档案馆运行中出现的危机因子和危机事件从发生到消亡全程全面监控处理的管理理论与管理实践”。它包括以下几点内涵：第一、档案馆危机管理的“危机”是广义的危机概念。档案馆危机管理是对档案馆中可能发生的或正在发生的危机事件所进行的一系列的控制和管理的活动。第二、档案馆危机管理的目的是将可能影响档案馆正常发挥社会功能的危机扼杀在萌芽状态中。在档案馆中进行危机管理的最终目的是“最大限度地减少和降低档案信息和档案工作人员在遭遇重大自然灾害时所受的损失”。第三、档案馆危机管理的主体不单单局限在档案馆（室），还包括各级档案局及相关的部门和社会团体。《档案法》中规定档案是国家的社会财产，是社会的历史记忆，全体人民都有义务确保档案的安全完整。第四、档案馆危机管理的流程是以危机的生命周期为基础的。危机的生命周期分为潜伏期、发生期和消除期，档案馆危机管理依据危机生命周期的这三个阶段分为潜伏期的常态管理、发生期的应急管理和消除期的恢复管理。
一、档案馆实施危机管理的必要性
1.从档案的实体形态的角度分析。“档案是人们在社会活动中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程和结论的原始记录”。档案的本质属性也是原始记录性，即档案最能客观真实的还原历史，档案的这个属性决定了档案的价值。档案的价值就是档案对国家、社会组织及个人的有用性，因为档案具有价值所以人们才对其进行有效的管理以满足自身的需要。但是社会环境的不断变化使得档案容易受到来自档案部门内部和外部的各种不利因素的影响，档案的有效管理受到前所未有的挑战。加之档案具有很强的行政性，故在一定的范围内具有保密性，这也使档案面临来自各种敌对势力的威胁。档案版本的唯一性和内容的典型性使得遭到破坏后的档案很难恢复，因此在档案馆危机发生之初就对其进行有效的预防对维护档案的完整与安全具有很重要的意义。
2.从档案馆所处的社会环境分析。我国档案的数量大，分布比较广泛，利用率高，但是在档案的利用过程中疏于保护，濒危档案的数量不断增加，档案保护的难度和费用也越来越大。加之全国共有24万处地质灾害的隐患点，各种自然灾害不断频发，这使档案馆面临着各种自然灾害和突发事件。2008年5月我国四川发生大地震，对当地及周边地区的档案馆造成了严重的影响，据不完全统计，“四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安这6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案共4257379卷，有612848卷档案处于严重受损的危房中，全四川省有43915平方米的档案馆舍受到不同程度损坏”，这给维护档案的完整性与真实性的工作造成了极大地威胁。随后的青海玉树大地震、雅安大地震等等，这些灾害在一定程度上影响了档案馆发挥应有的社会功能，阻碍了档案事业的健康有序发展。因此，在各级档案馆中实施危机管理势在必行，通过自上而下的机制来有效的树立危机意识，确定危机防范体系以及危机应对和危机后的恢复机制，来确保档案实体及档案信息的安全。
3.从信息技术发展的角度分析。信息技术的发展提高了档案馆的工作效率，也变革了档案信息服务的方式，但是信息技术在给档案馆工作带来诸多便利的同时，也给档案信息的安全带来了威胁。信息技术的迅猛发展促使电子文件的大量产生，而这些电子文件也是档案信息资源的一部分，最终的归宿肯定是档案馆，面对这些易于修改，易于失真，还必须依靠一定的硬件设施才能读取的电子文件。档案馆现行的管理方法和措施都不适合电子文件的长效管理，档案馆必须制定一套有利于长久保存这些电子文件的管理体系，而危机管理的理念和管理方法比较适合电子文件的管理，特别是危机管理中的常态化管理和应急管理。
二、我国档案馆危机管理研究现状
1.相关文献分析。从研究群体上看，研究档案危机管理的群体分布比较广，主要集中在中国人民大学、上海外国语大学、郑州大学、四川大学、湘潭大学，这些研究群体中一部分来自大学的教授学者，一部分来自高校的档案馆，还有一部分是致力于档案实践研究的学者。由此可见，这一课题的研究群体分布比较广，不论是有关档案危机管理的理论还是有关档案危机管理的实践都有待于专家学者及档案实践者的进一步研究。从文献内容分析，国内档案界对档案危机管理的研究主要侧重于灾害危机的研究，忽略来自档案馆内部的危机管理，已有文献主要从自然灾害入手来片面研究档案馆危机管理中的一个方面，缺乏全局性的统筹研究。从系统的角度研究档案馆危机管理的流程及危机管理机制建立的文章少之又少。对于国外成果的借鉴仅仅是生搬硬套，没有进行实证及可行性的研究。
2.档案馆管理现状分析。笔者对黑龙江档案馆、哈尔滨市档案馆、光大银行黑龙江分行档案室及恒大地产的档案室进行了有关“档案馆危机管理意识及管理现状”的问卷调查。发出调查表100份，回收90份，有效份数为85份，通过总结分析这85份问卷调查，得到了以下结论：首先，档案馆危机管理意识相对来说较低，有一部分档案馆工作人员认为档案馆应该进行危机管理，但是如何实施是相关领导的管理范畴，与自己无关。其次，在接受问卷调查的单位中有90%的单位制定了档案馆应对自然灾害的制度，可见档案馆中主要的危机管理内容是如何应对自然灾害，而没有注意到档案馆内部的潜在危机。在接受问卷调查的人中有95%认为在档案馆中有必要实施危机管理。
三、强化档案馆危机管理的策略
1.明确档案馆危机管理的流程及管理方法。档案馆危机具有生命周期的特性，如下图所示：
潜伏期的常态管理。档案馆危机管理的关键在于危机潜伏期的常态管理。面对越来越多的危机事件，不论是档案馆的管理者还是工作者，亦或是档案的利用者都应意识到危机预防和预警的重要性。首先，明确档案馆中的危机因子。随着信息技术在档案馆中的普遍应用，档案馆中可能诱发危机的因子也不断地增加。档案馆中的危机因子主要分为两大类：非人为危机因子、人为危机因子。
其次，对上表中的危机因子进行风险评估。对档案馆中的危机因子进行日常的评估和监测是档案馆实施危机管理的基础工作，通过对档案馆内及周边环境的监测，可以获得档案馆运行状况的一般信息，并将这些信息与从其他有关部门得到的信息进行综合分析，从而做出相应的预测，采取相应的措施进行防范。比如在库房安装温湿度监控系统，掌握档案馆内的温湿度变化信息，并将这些信息与从国家气象部门、海洋环境预报部门获得的信息进行综合分析，并作出预测，针对不同的预测结果做出不同的防范措施。
最后，制定重大危机事件的应急预案。制定重大危机事件的应急预案能使应急准备工作和应急管理丁作有据可依、有章可循；能大大地缩短应急响应的时间，降低危机事故的后果；能在一定的程度上增强档案工作人员的危机防范意识，应急预案的编制、预审、发布、宣传和演习等活动有利于社会各方了解可能面临的重大风险，从而提升他们对可能面临的风险的防范。各级档案部门，尤其是自然灾害易发地区，必须制定应对各种危机事件的应急预案。应急预案的主要内容有危机名称的确定及危机概要、危机可能造成的后果及应对危机的措施。
发生期的应急管理。在危机发生之时，档案管理部门及所属的各级党委、政府应该加强危机应急队伍的建设。如安排相关的人员到达危机现场进行协助，指派档案保护技术人员，熟悉危机发生地的电路、供水排水系统的人员等参加档案馆危机的应急抢救工作。应急管理的内容主要包括档案馆危机的确认与预警、档案馆危机应急预案的启动、档案馆危机管理模式的构建、应急保障措施等等。应急管理的核心是档案馆危机预警系统的构建，笔者在分析公共危机管理预警系统的基础上联系档案馆工作的实际情况，做出了如下的档案馆危机预警系统图：
恢复期的后续管理。从时间上看档案馆危机的恢复管理处于整个档案馆危机要结束之时，危机后的恢复管理工作的好坏直接决定着档案馆能够快速恢复其功能。后续管理主要包括以下内容：档案馆损失情况的统计、档案馆危机恢复方案的制定、档案馆危机处理情况的总结与评估等。
2.提升档案馆工作人员的危机意识和危机管理能力。首先，档案馆管理者危机意识及危机管理能力的培养。档案馆管理者应掌握应对一般危机事件的方法和技能，做到危机发生的第一时间就能有序调动馆内人员进行积极地应对，减少危机带来的损失。其次，档案馆内工作人员危机意识的培养。危机管理意识不仅仅是管理层的决策理念，更应该自上而下贯穿于整个档案馆工作人员的日常工作意识当中。可以通过讲座、讨论会、模拟训练、板报宣传等形式使档案馆工作人员了解相关的法律法规和危机预防处置技能，一旦危机发生可以快速的进入角色，辅助相关领导做好危机的应对工作。最后，档案用户危机意识培养。在档案用户必经之处设置自身安全防范知识的宣传栏、在醒目的地方标识消防通道的路线图及火警的具体位置。此外，现在档案馆中的服务方式不断地多样化，计算机成为档案馆提供服务的新载体，这种服务方式在给各方带来便利的同时，也增加了档案信息遭破坏的风险，故档案用户还应具备档案信息危机意识，档案馆的工作人员“要使用户注意到使用信息系统的风险’并使他们关注降低风险的政策和程序”。
3.将档案馆危机管理纳入档案馆制度建设中。首先，建立档案危机管理的异地异质备份制度。建立档案异地异质备份制度应坚持经济实用原则、地理远缘原则、多元化原则及长期坚持原则等。经济实用原则指的是各档案馆应根据本馆的经济实力、馆藏睛况选择适宜的备份技术、备份软件、备份地点等等，切不可贪多求大。地理远缘原则指的是选择的备份基地一定要与本馆具有_定的距离，避免同一危机事件对原馆和备份基地都产生影响，地理远缘原则能够很好地确保备份的目的。多元化原则指的是备份力式要多样化，尽最大可能保征档案实体和档案信息的安全。多载体的备份方式可以避免因载体老化而造成的档案信息丢失，比如对于比较珍贵的纸质档案可以采取下图的两种方式对档案进行备份。
其次，建立档案馆危机管理的应急预案演练制度。应急预案演练制度化，需要得到档案馆领导的认可和支持。应急预案在演练的过程中要有专人负责，因办公室主任的协调能力较强，所以一般由办公室主任负责。在实施演练的过程中一定要明确各部门的职责，将责任落实到人。
最后，建立对核心档案进行特殊管理制度。可以采取具有防护性能和便于转移运输的装具储存珍贵档案；可以因地制宜就地建筑坚固并且具有特殊保管条件的特藏室用于储备珍贵档案；可以将珍贵档案进行异质异地备份，及时制作和保存珍贵档案副本等等。档案馆要重视建立濒危档案排查制度。由于档案受自然因素的影响不可避免地就会老化，但是如果不对这些珍贵档案进行定期的排查，就不会及时的发现受损或老化的档案，若任其发展就会产生不可挽回的损失。因此定期的排查制度对于保护珍贵档案具有重要的意义。
作者：李德婷