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会计电算化课程实务操作的问题解析

  1基础设置

  问题:在基础设置菜单中,点击具体内容,例如【客商信息】后,系统没有反应(参见图1)。

  原因分析:在建立账套后,尚未进行【系统启用】。

  解决方法:进入【设置】→【基础信息】→【系统启用】进行设置。勾选需要启用的系统名称并设置启用时间。完成后即可进行具体的基础设置。


  2总账初始化

  问题1:往来款项期初余额的错误。例如:在录入应收账款辅助账期初时,正常情况下应收账款科目的期初余额应为合计数157600元,但期初余额界面显示出的余额为315200元(正常余额的2倍)。

  原因分析:在没有对【应收账款】科目设置客户往来辅助核算的情况下,直接录入了总账科目的余额,发现错误后没有删除该余额就重新定义了客户往来辅助核算,输入了辅助账明细余额,因此导致余额显示为正常余额的2倍。


  解决方法:首先把【应收账款】下的辅助账期初余额记录全部删除,再通过修改【应收账款】会计科目,取消客户往来辅助核算,然后在【期初余额】录入界面中将【应收账款】科目(系统显示为无辅助核算科目)的总账余额(157600)删掉;最后重新把【应收账款】科目设置为客户往来辅助核算,再重新录入辅助账期初余额即可。此种解决方法同样适用于应付账款、预收账款、预付账款等往来科目。


  问题2:【其他应收款】辅助账无法选定职员。例如:在录入【其他应收款】辅助账期初时,系统提示“个人非法”。

  原因分析:【人员档案】的内容操作中,存在“是否业务员”复选框。此复选框的勾选与否与【其他应收款】的辅助档案存在逻辑关系。如果没有选中,则在总账系统录入辅助账期初余额时,不显示对应的个人档案信息。

  解决方法:进入【设置】→【基础档案】→【机构人员】→【人员档案】,选定“是否业务员”的复选框即可。


  3日常业务

  问题1:填制凭证时,屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或者“日期不能滞后系统日期”的提示(参见图2)。

  原因分析:在应用软件时,一般包括3个日期:系统日期(计算机主板上的CMOS时钟记录,一般为当前的时间)、建账日期(启用具体模块的日期)、业务日期(具体的经济事项的发生日期)。“日期不能超前建账日期”警告的意思是,填制凭证时的业务日期跳到系统建账以前了。只有先启用总账,才能进行具体的总账业务处理。没有启用就处理业务,显然不符合逻辑。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是,填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期。我们知道,会计核算主要遵循的是历史成本原则,即会计是事后反映,只能对已经发生的业务进行处理,换句话讲就是先发生业务,之后进行具体的会计处理。而把未来发生的事项现在进行处理,既违反会计原则也不符合逻辑。

  解决方法:区别不同的情况,要么重现建账,正确设定总账启用日期;要么在填制凭证时,正确录入业务日期;要么退出总账系统,更改计算机系统日期后重新登录总账系统,再填制凭证。


  问题2:当以制单员“003”身份(制单)查询凭证时,可以查询到8张凭证;当以账套主管“001”身份查询凭证时,可以查询到15张凭证。

  原因分析:完成【总账初始化】内容后,没有更换操作员就进行了部分制单的业务处理,发现错误后,更换操作员“003”继续完成后续的凭证处理。即分别以账套主管和制单员的身份进行了制单工作。但因为权限差异,造成二者查询到的记账凭证的不同(001可以查询到003填制的凭证,而003查询不到001填制的凭证)。


  解决方法:填制凭证不能以账套主管的身份来进行,否则无法完成后续的审核和记账。所以需要对以账套主管身份完成的凭证进行处理。第一种方法:以账套主管的身份登录【填制凭证】界面,对以账套主管身份编制的凭证先作废凭证后整理凭证(即删除凭证),然后再以制单员的身份登录系统后重新制单,这种方法有可能会造成制单日期与业务日期的不一致。第二种方法:首先以账套主管的身份进入【总账初始化】中的【选项】,勾选【可查询他人凭证】和【允许修改、作废他人凭证】;然后以制单人身份登录系统,在【填制凭证】中找到以账套主管的身份填制的凭证,点击一次【作废/恢复】,凭证变为“作废凭证”,并且操作员相应地变为“制单人”。接下来再使用一次【作废/恢复】,作废标注取消,此时的凭证与正确状态完全一致。但此种方法有些投机取巧,实务中慎用。


  问题3:在使用【应付系统】时,系统提示“不能使用【应付系统】受控科目”(参见图3)。

  原因分析:在修改【应付系统】会计科目辅助核算时,系统的受控科目均为系统默认(应付系统)。并且在“总账初始化”的“选项”也并没有勾选“可以使用应付系统受控科目”


  解决方法:第一种:以账套主管的身份登录企业应用平台,【设置】选项卡下,选择【基础档案】→【财务】→【会计科目】,找到【应付系统】会计科目,将其受控系统修改为空白即可。第二种:以账套主管的身份进入【总账初始化】的【选项】,勾选【可以使用应付受控系统】选型即可。在应用【应收系统】科目时出现此类问题亦同。


  来源:中国管理信息化 2012年15期

  作者:张勇


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