摘要：我国人口基数大，做好人口计划生育工作是非常有必要的。人口计划生育档案管理程序复杂，数据多，加上档案管理人员的专业水平不高，管理制度不完善，存在保存的卷宗资料真实性无法保证等问题，因此需要对人口计划生育档案加强管理，不断完善相关管理方面的制度建设。在我国目前社会发展的新形势下，提高信息化建设的水平对人口与计划生育档案管理有着至关重要的作用，因此一定要重视信息化建设。本文将对我国人口计生档案信息化管理的必要性及对策做简单的探讨。
关键词：人口与计划生育；档案管理信息化；必要性及对策
1人口与计划生育档案信息化管理的必要性
1.1是我国人口与计划生育工作逐渐实现信息化发展的必然结果
国家人口计生委明确提出要在我国人口计划生育事业中将信息化作为优先发展的领域，不断提高信息化水平，促使人口计生工作在新形势下实现新的跨越。在当前科技快速发展的背景下，人口计生部门在复杂、程序化的档案管理中要充分地利用信息化技术，享受科技带来的高效、便捷性服务，不断提高档案工作的管理水平，从而更好地促进我国人口计生工作的发展，使计生部门的工作由被动的管理逐渐过渡到主动地为社会大众服务。
1.2是各级政府资政和维护群众利益的现实需要
我国计划生育政策随着经济社会发展需要、人口结构的不断变化等需要调整时，计划生育档案在参与国家制定新的计划生育政策中将发挥重要的参考作用。同时，也随着社会保障制度的不断完善，人们参与的各种保险业务种类越来越多，例如养老保险、医疗保险、劳动保险等。计划生育档案为广大人民在各种保险业务问题上提供可靠、有利的帮助。计划生育政策作为我国长期坚持的一项基本国策，势必对人们的生产、生活、教育、就业等各方面产生深远的影响，建立科学高效的计划生育档案信息化系统，就可以满足广大人民群众对计划生育档案信息的利用需求。
1.3是实现计生工作科学化规范化管理的技术平台
信息技术具有容量大、更新快、时效性长、使用便捷的独特优势，随着公民法律意识和维权意识的不断增强，计划生育、优生优育、育婴方面的医疗纠纷时有发生。建立好计划生育档案信息库，对妥善解决医疗纠纷和因计划生育问题产生的医疗事故，是最有效的依据和凭证。
1.4是开展技术服务和行政技术管理的有效手段
随着我国经济社会的发展进步和计划生育政策不断深入，人们对计划生育、优生优育越来越重视，以计生、妇幼为专业的专门服务机构点多面广，建立可靠的计划生育档案系统，可以有效加强对计生部门的监管，为解决一些医疗纠纷的提供医疗凭证，也是为广大患者提供跟踪服务和指导的可靠依据。
2提高人口与计划生育档案信息化管理水平的对策
2.1建立高权威性的人口档案数据库，提高采集的人口与计生数据的质量
政府要牵头，发挥部门的优势作用，改变各地在采集、维护、使用计生档案资料等方面各自为政的情况，建立起高效运转的权威性的信息数据库，在此数据库中，个人唯一的识别标志为居民身份证号。各地的计生部门全面、准确地采集人口与计划生育工作中的各类档案资料，经过仔细核实，确定其真实性后输入到计算机中，上传到人口档案数据库，避免出现重复采集信息、重复建设信息数据库等而造成的浪费。计生档案的信息化管理要将提高数据的质量作为其生命线，从采集、审核、录入等多个环节严格把控，在及时采集资料的同时也要确保资料信息的完整、准确。明确相关人员的职责，建立起问责制度、质量考评制度等，提高工作人员的责任心。
2.2建立健全计生档案信息化管理机制
在计生档案信息化建设实践中，我们应当结合实际，建立规范的管理机制，使管理工作能够落实到人，以保证信息网络以及档案信息资料的应用安全可靠性。同时，还要根据目前计生档案管理条件，制定切实可行的档案管理机制，细化档案记录环节，明确相关业务流程、技术要求以及操作步骤；采取有效的措施来保护电子文件和档案资料，确保信息的全面性、安全性以及完整性。对于档案管理人员而言，应当具备高度的责任感，对待工作要认真负责。
在管理工作中，应当有质量、效率意识，积极参与和推动计生档案管理工作的信息化建设。正所谓无规矩不成方圆，计生档案信息化建设过程中，应当建立严格的、统一的标准。计生档案管理工作的信息化、标准化，即档案整理、记录、服务以及技术标准等，这些标准在一定程度上反映出档案管理人员的工作态度、质量和效率。如果每一个单位都不按统一标准管理档案，则档案信息資料就会变成孤立的资源，难以发挥档案的作用，其存在也就失去了价值和意义。由此可见，计生档案信息化管理过程中，应当建立健全标准化管理机制，以此来约束管理人员的行为。
2.3建设专业的、科学的管理团队
实现计划生育档案信息化建设最为核心重要的就是档案管理人员配置，它直接决定着档案信息化的发展速度和质量。从传统的纸质档案到当前的计算机信息化保存，一直都比较重视对计划生育档案的管理工作。不仅应该对相关的工作流程进行规范，还应该不断加强管理人员的综合素质。首先必须要让档案管理人员对信息化管理有一个清楚的认识，其次需要不断加强档案管理人员的信息化意识。当前很多信息都是通过计算机来储存的，从登记、立卷、归档到后期的查找、索引、传递以及安全保存都是在计算机上实现的。因此档案管理人员不但要对电子档案的整个过程的规范管理有熟悉的认识，还应该具备计算机系统和网络安全相关的防护知识，保证管理活动记录的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应该不断学习，积极参加信息化教育培训，提高自己的专业知识和工作技能。档案管理人员不仅要明确自己的职责，做好档案记录和保管工作，还应该为基层和群众提供最完善的档案服务，同时还应该加强自己的档案信息化意识。档案部门也应该定期给管理人员提供一些专业的培训，或是找一些档案学专家来进行新知识的讲解和业务培训，还可以具体安排一些专职管理档案的干部适时上门进行业务指导，对具体工作中的收集、整理、保管等方面进行详细的分类指导，同时对档案员提出的问题进行针对性地讲解。档案管理人员应当积极的与其他档案管理员相互讨论、交流工作方法和经验，共同进步，共同提高。
2.4统一计划生育档案管理设备
随着人口数量的变化、各项惠民政策的落实以及流动性大，档案数量的快速增长，计划生育档案机构面临着存储空间大、保管压力大，这就需要高容量的存储硬件。利用计算机的移动硬盘、磁盘存储和光盘存储可以缓解存储压力，同时也减缓了档案管理人员的工作量，提高工作人员的工作效率。存储还要注意的是要保证数据的安全，做好加密以及系统安全，保证数据的安全性，防止不法分子的篡改和窃取。最后，要实现档案信息的共享交流和传递。在计划生育档案管理工作中，高效率的信息传递以及丰富的资源可以给用户新颖的服务方式，更是现在信息交流和共享的重要工具。计划生育的档案管理也要适应这一发展趋势，不断的规范和科学、高效的来进行信息的共享和交流。
结语
人口与计划生育档案管理对我国计划生育工作的顺利开展提供了有利的保证，随着社会科技的不断进步，各行各业的信息化程度越来越高，人口及计划生育档案的管理工作同样也需要不断提高信息化程度，以促使管理更加规范化、科学化，提高工作的效率。