【摘要】现场管理尤其重要，会展现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题。所以，主办方需要不断提高服务水平，用优质的服务来回报会展项目的各方参与人员。
关键词：会展现场管理
现场管理尤其重要，会展现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题。所以，主办方需要不断提高服务水平，用优质的服务来回报会展项目的各方参与人员。
1.观众登记和入场管理
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，绝大多数会展组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后在登记处办理手续。科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外值得一提的是，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
2.参展商管理
展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了部分参展企业的名册；还编制了含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；又在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。
展中，主办单位为展商提供增值服务，有专家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术供参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。
展后，主办单位对参展企业及时走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。
3.现场广告管理
在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
4.安全管理
会展现场的安全管理主要涉及四个方面，即盗窃、展台结构、火灾和卫生。为此，会展主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。例如，第十界上海国际汽车工业展览会举办时正值SARS肆虐时期，在这种严峻的形势下，主办单位和卫生部门精诚合作，加强入口管理和现场卫生防范，终于圆满完成了此次展览会。
5.交通、物流管理
对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返与地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。对于大型会展活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握一份想联系人名单、场馆地图、展品抵达场馆的时间、现场交通规划草图、紧急情况应对计划、现场联络点，包括安保和志愿者。
6.餐饮管理
会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。展览会主办单位在为参展商、观众以及所有工作人员提供现场餐饮服务时，一般采取以下两种方式：
（1）指定餐饮服务商。提供现场餐饮服务，绝大多数会展主办单位都倾向于指定一家餐饮代理商，负责供应展出期间的各项餐饮（包括各种快餐、自助餐、工作餐、冷热饮料等）。当然，场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。
（2）推荐场馆及周边餐饮设施。有时候，一些小型展览会的主办单位可能不负责现场餐饮（主要是午餐）问题，但事先都应向参展商和观众声明，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮设施。
7.证件管理
为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，会展主办单位一般会对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构必须加强对展览会证件，尤其是门票的管理，否则很容易出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。还有一点需要指出，如果展览会拟出售门票，主办单位需事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。
8.参展商和观众投诉处理
在会展活动举办过程中，不可避免地出现个别参展商和专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉的现象，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。
9.新闻管理
一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能即使发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据会展规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。10.布展、撤展管理
布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。例如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。
11.展品运输管理
会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，直到撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在实际工作中，会展主办单位往往会委托一家专业运输公司来负责展品运输工作。会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。
12.酒店、旅游服务
酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套服务项目。概括而言，常见的酒店服务主要有：
（1）主办单位自行安排。
（2）专业代理机构或旅游代理商代为办理。
在旅游服务上，会展主办单位一般都会指定一家旅游公司为大会的旅游代理商。这样，旅游公司可以利用自己的独特优势，并与目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动的顺利进行。
13.会展资料的采集与编写
（1）展览资料
1）印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，以及展览会期间在展台上散发。
2）参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子是参展商的主要资料。
3）资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。
（2）会议材料的印刷与制作。举行会议或展览必须印刷一些宣传品及会议资料，它有告知会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用，甚至也可以在会后留存建档、参考使用。
14.会展设备管理
1.会议所需视听设备
各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，往往需要由专业人员协助规划。
（1）放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。
（2）音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，将对会议质量的提高有相当大的帮助。
1）麦克风
2）录音
3）特殊视听系统。
2.视听设备与会场布置的关系
会议厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。
（1）视听设备的安排影响会议室座位的容量。
（2）座位安排对视听的影响。
（3）会议场地视听设备的调查。
作者简介：蔡鹏，北京华阳恒通国际会展服务有限公司。本文来自《中国会展》杂志