电子档案从电子文件生成到最后被开发和利用，经历了很多中间环节，每一个环节对电子文档的真实性和原始性都有可能产生影响，这就需要每一个中间环节职责清楚、制度明确、考虑周全。因此，尽早建立电子文件流程管理制度，在各方面明确职责，是非常重要的。例如，电子文档刚一形成就应进行收集、分类整理，以防止分散的信息丢失。从电子档案形成之初，就应该建立收集机制和严格的归档制度，并在收集和整理各个环节明确责任人，以确保电子档案的原始性。跟纸质文件相比，电子文件归档的范围、内容、要求有所不同，必须针对这几个方面做出明确说明。而且归档过程中管理人员应对电子文件进行鉴定，对于不符合电子档案归档要求的，要有相对应的明确处理办法，不能有含糊不清的地方，要做到有章可循，以防止对电子文件原始性和完整性造成不良影响。电子文件归档所使用的存储载体要有完善的保护措施以确保存储载体上电子文件的原始性和完整性，这既包括物理保护又包括数据保护。电子档案的长期保存需要移交和载体转换，在移交和转换的过程中也要采取措施以防信息丢失或者损坏。电子档案要想方便快捷的被人们使用，就应该建立与电子档案相匹配的信息化平台，这样才能实现其价值，但是信息化平台的应用和对应的用户是多种多样的，这也会给电子档案的管理增加不安全隐患，所以对于电子档案的开发利用环节也要加强管理。信息管理体系如图2所示。