ERP在项目管理型企业的应用
发布时间:2024-04-27 11:06  

  ERP是当代企业先进管理思想与计算机技术相结合的产物。对于生产型企业的采购、生产、销售、物流、财务、成本、质量等关键业务及业务流程进行统一计划与管理。虽然生产型企业与非生产型企业管理模式有很大差别,但经营目标都是相同的。生产型企业产出的是产品,项目型管理企业产出的是项目。项目可能是一种技术、一个软件、一种服务、一个工程、一种产品等。


  对于项目型管理企业要控制项目的进度、质量和费用,并使三者达到平衡,就需要对项目计划进行管理,做到事前计划、事中控制、事后分析。

  ERP中的项目管理涵盖了两类项目:经营项目和投资项目。下面对ERP在项目管理型企业的应用进行介绍:

  一、项目立项

  1.项目报备

  项目立项前期,有些项目需要经历很长时间与客户进行洽谈与技术交流。在ERP系统中,这阶段用项目报备单进行管理,并对项目后续销售活动进行记录,相关项目负责人对项目进展情况进行跟踪与指导。项目计划书中记录项目报备单信息,并可相关查询出相关销售活动。

  对于大的项目,可对项目层层分解成子项目,对每个子项目进行计划、活动跟踪、时间进度管理、里程碑节点管理。


  2.项目计划书

  1)基本信息

  项目代码、项目描述、项目类型、发票类型、客户;

  项目收入、采购成本、毛利、毛利率、利润(收入-采购成本-项目费用);

  项目风险、客户风险、开始日期、项目周期;

  项目负责部门、经办人、相关人员、审批流程等信息。

  2)资源信息

  采购、销售物料的数量、价格、收入、成本、毛利等信息。


  3)项目计划成本信息

  项目计划成本分为两部门,一部分是直接采购成本,一部分是间接费用。

  间接费用计算方法:

  定义部门作业类型:如工资、制造费用、折旧、差旅费等,也可以定义管理费用、销售费用,根据需要进行定义;

  维护各部门作业价格Ai:计算方法一般是用部门工资、折旧、费用预算,部门人数,一个月工作日天数,计算出每人天各种作业价格:

  作业价格=作业月预算金额/(部门人数*月工作天数);

  项目计划书中指定参与部门及参与时间T;

  间接费用=∑T*Ai


  4)项目现金流计划信息

  项目计划各阶段回款时间、回款金额、收入、销项税;

  项目计划各阶段付款时间、付款金额、成本、进项税;

  项目计划各阶段现金流量净额、应交增值税及进项税留抵额;


  3.项目计划的财务报表

  可以出具任意时间的三张报表:

  资产负债表:

  应收账款:销售收入+销项税-回款>0;

  应付账款:采购成本+进项税-付款>0;

  预收账款:|销售收入+销项税-回款<0|;

  预付账款:|采购成本+进项税-付款<0|;

  存货:采购成本-(收入-毛利率*收入)>0;如果小于0,则存货为0,该值放在应付账款(暂估)中;

  应交税金:销项税-进项税;


  利润:收入-成本【收入*(1-毛利率)】

  银行存款:利润+应付账款+应交税金+预收账款-应收账款-预付账款-存货。

  利润表、现金流量表

  销售收入:收入

  销售成本:收入*(1-毛利率)

  利润:销售收入-销售成本

  销售商品提供劳务收到现金:回款;

  购买商品支付劳务支出现金:付款;

  支付工资:项目执行时间*人数*工资作业价格。


  4.项目实际执行过程中的财务报表

  可以出具项目实际任意时间的三张报表:

  资产负债表

  项目的应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、存货、收入、成本、应交税金等都可以从实际账务数据中直接取出,形成项目实际资产负债表;

  利润表、现金流量表

  项目的收入、成本、回款、付款都可以从实际账务数据中直接取出,形成项目实际利润表和现金流量表。


  二、项目执行

  1.流程

  项目报备、项目立项、销售合同、采购合同都可以走工作流程的审批;

  审批通过后的合同,可以下达采购订单和销售订单;

  采购和销售物料的入出库均与项目库存相关;

  项目相关合同签订时,可以受项目计划书中的预算进行控制。


  2.资金计划和付款

  系统可以按合同中的回款、付款时间和金额,自动形成月资金计划;

  付款可来自于资金计划,走付款审批流程;审批时可看到项目相关合同的已开发票信息、已收付款信息及挂账情况。


  三、项目评价

  1.对比分析

  项目实际执行与项目计划书、合同、资金计划分别进行对比分析;

  主要包括:实际销售收入、采购成本、回款、付款与计划对比;各种项目实际发生费用与计划对比;实际采购和销售物料数量、金额与计划对比等;同时显示计划业务时间与实际时间的对比。


  2.对项目相关合同进行统计分析

  可统计项目相关各合同计划金额、已开发票金额、已收付款金额、到期末收付款金额等合同执行情况信息;

  可对未来时间段项目相关合同的收入、成本、回款、付款信息进行预测。


  3.按部门进行考核

  可按部门统计收入、成本、利润、应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、存货、生产成本、暂估等信息;

  可按部门统计各种费用发生情况;

  可进行部门利润考核。


  四、研发投资项目的管理

  研发投资项目管理模式与经营项目不同。经营项目有收入、成本;而研发投资项目主要是支出。对投资项目的管理在系统中主要是建立投资计划结构、层层分解项目及分配预算,最后末节点是具体的项目。在采购申请、采购订单、采购收货及采购发票各环节,受项目预算控制。可以统计分析项目各阶段预算执行情况、实际收付款、挂账情况等信息。


  参考文献:

  [1]IT项目管理[M].机械工业出版社,2011,04.

  来源:现代经济信息 2013年24期

  作者:孙玉红


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