第1篇：浅谈电子文件档案管理系统的设计与实现

　　随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。

　　对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术发布文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。

　　1.电子文件档案管理工作的概述

　　随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术发布文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。

　　一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。

　　总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。

　　2.电子文件档案管理存在的问题

　　电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些問题有待改善：

　　1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。

　　2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。

　　3.电子文件档案管理系统的设计与实现

　　为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：

　　1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。

　　2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。

　　3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份，防止载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。

　　4.结语

　　电子文件档案管理工作在我国的各大企业和各行政机构中，都站着非常重要的地位，加强和完善电子文件档案管理系统的建设，能够在一定程度上防止档案信息的遗失，也是对单位后期工作正常开展的保障。

　　作者：于浩然

　　第2篇：大数据时代高校档案管理系统建设研究

　　当前随着科学技术日新月异的向前发展，大数据、物联网、与云计算等高端网络技术开始深入到社会各大领域之中，并成为各行各业管理新手段。而在大学中作为最重要的基础设施——档案馆，在具体管理过程中应将大数据技术应用于此，建立具有信息化的档案管理体系，以此来加大数据量的管理，转变档案馆以往的管理模式，促使管理效率和质量大幅度提升。

　　一、当前某市大学对档案馆使用情况分析

　　某市一高校档案使用率在2014至2016年期间，一直呈上升发展的趋势，使用次数最多的档案类别当属教学档案、行政档案、党群档案和财会档案。从这四类档案类别的管理期间，可以看出教学档案使用次数同比后三类较多，而后三类的档案类型在实际使用中，虽然使用频率不大，但是每一次使用量大，且在固定时段使用次数较为集中。因此在实际管理中，可以看出该校档案馆自身的具体职能主要展现在师生办理各项事务信息上和校务管理决策上面，说明了本校档案馆自身的业务分支较大，与校内各管理部門有着紧密关联，因此应该在实际管理过程中以这一应用特点展开大数据档案管理系统的建设。

　　二、大数据时代下的高校档案管理系统建设策略研究

　　1.以用户信息需求为基准的档案管理系统模式的构建

　　当前，大数据档案管理服务理念是基于用户实际需求为供给向导，所需要获取的档案数据信息资源为需求导向的新型管理服务链条。在以往针对各大院校所建立的档案管理体系中得知，档案管理者都会采用整体统计分析来获取用户对档案的利用率，但是从管理结果上来看，档案管理人员无法及时获取档案用户的实际需求，管理机制缺乏一定的智能化、自动化，档案管理者不能将用户使用档案情况完整的记录下来。基于此，需要高校应该以用户档案需求信息量为管理基础，构建出感知用户需求引擎的管理系统配套机制。在此以上述某市高校设立的档案馆为例，对该管理系统的建立进行详细说明：

　　该校在大数据技术的支持下，建立了具有感知用户需求引擎机能的管理系统配套体系，该数据管理系统中依据用户实际使用情况，如档案使用次数、用户在使用完档案后所进行的评价等内容，将配套制度及使用场景构建予此，由此来形成了及时感知档案用户需求的引擎系统。在引擎系统的启动下，档案馆可以在第一时间捕捉到来自用户需求的变化，以用户的使用视角为基准，对档案管理服务存在的优缺点进行获知，及时的弥补管理上的不足。除此之外，所构建出的用户感知需求引擎可以在用户使用档案后，自动进行数据资料的收集，进而可以在管理系统内自动生成用户下一次使用档案类别的预测能力，有利于档案馆提前做到相关管理工作，将档案资料备齐，从根本上提高了档案管理的效率。

　　2.构建出数字化平台为基准的档案信息管理系统平台

　　为了促使高校档案信息数字化管理建设拥有一个良好、健康的网络操作氛围，需要建立一套全新的数字化档案管理网络信息平台，在具体实施过程中，首先要做的第一步便是将数字化档案管理网络信息平台构建的更具规范化、系统化，并将先进的网络信息软件技术科学的应用到档案信息储存及备份操作之中。基于高效在档案管理建设期间，涉及到众多的文化教材与学生信息档案数据的管理内容，凭借着传统人工档案存储的方式已无法满足高校新时期档案储存的需求，为此，学校可以积极采用网络系统管理技术，如JAVA网络管理编程技术、J2EE技术以及MVC三层网络管理构架体系来设立数字化的档案信息管理系统平台，并与相应的网络硬件软件设备进行有效运用。针对往年高校在新生入学及毕业生离校中，其档案录入及调离等工作内容日常的繁忙，为了促使在档案管理中其数据更新迅速快、实现高效率化的档案管理工作，因此可以将双服务器功能积极的应用于高校数字化档案信息管理系统之中，并依旧现实的档案管理数量规模，将高速扫描仪等新型设备设置其中，通过这样的建立方式可以更好的将档案信息进行充分扫描，并做好备份工作，将档案信息自身的安全性进行根本维护；将所构建出的数字化档案信息系统最大限度的查询的公开化，这样可以及时的更新及有效的利用高校所建立出的数字化网络平台上的档案信息。

　　3.构建安全性强的信息化档案管理系统

　　高校信息化档案管理安全保障体系的建设需要充分的结合当前网络管理中的安全技术、法律条文及系统组织管理、病毒恢复机制等方面的安全防护体系的构建。这就需要高校在建立多层次、全方面的档案管理系统中，设入人防及物防功能，可以积极采用防火墙技术、信息加密技术及水印技术等新型安全网络技术来构建出高效的档案管理安全防护体系，并定期的对档案管理系统软件进行升级改造及数据转移；将用户访问权限管理及操作权限加入到档案管理系统之中；针对档案管理系统构建中的网络安全性展开定期的评估活动，并就发现的隐患、漏洞问题进行及时补救；将最新的杀毒软件应用到所构建出的档案信息管理安全系统之中，以此来实时监控档案系统中各层面的管理。

　　4.加强档案信息数据库的新形式的创建

　　为了快速的促使高校各类档案可以实现自动化的信息分类、归纳与整合，需要在现有的档案管理系统中加入数字化的信息管理综合系统，并针对不同类型的档案内容，构建出相应的档案信息数据库。结合高效现有的学术性质、学院专业科研方向，在现有的档案信息数据库系统中加入人事调动档案数据库、教学成果档案数据库以及学生户籍档案信息数据库，以此采用科学的方式将高校所存有的各类众多的档案信息进行归档处理。

　　总之，数字化的档案管理信息建设模式已经成为了各大高校档案管理的新趋向，为实际的管理工作带去便利的同时，也完善了档案管理形式，为其注入了全新的管理活力，促使高校档案管理工作朝向创新型的方向发展。

　　作者：郅永红

　　第3篇：干部人事档案管理系统设计与数字化改进

　　传统人事档案管理模式较为陈旧，且管理的内容较多，管理方式过于单一，纸质人事档案文件的收集、编辑、调整、查询和管理等较为不便，且会增加管理人员的工作量，容易因管理不慎等导致纰漏和档案错误等问题出现，影响人事档案管理。故应用数字化技术对干部人事档案管理系统进行改进和优化，从数据、功能、操作等方面进行优化和改进，提升了干部人事档案管理的规范性、科学性和实用性，保证了数据资源的安全性，有助于单位档案资源的管理和应用。以适应于当前快节奏的社会发展，更好的为干部人事档案管理工作服务，提高管理质量和管理水平。

　　1对干部人事档案管理系统进行数字化改进的重要性

　　（1）干部人事档案管理系统中仍旧采用的是传统的管理模式，且数据资料和信息大多都采用纸质文件，查询和管理极为不便，且对更新和编辑数据信息的难度较大，不利于对人事档案资源的应用。信息化建设的加快，迫切要求在诸多管理系统中建立统一的平台，并在管理平台中实现数据信息的可视化、精细化和智能化。（2）当前对着人才的大量涌现，干部人事资源较多，人事档案的数量也会不断增加，且分布区域较广，很难对其进行查阅和咨询，必须通过统一的干部人事档案管理系统平台对其进行整理，并可以实时的进行数据的更替和补充等，提高干部人事档案管理系统的实时性和有效性。（3）建立规范和统一的干部人事档案管理系统可以应用统一的权限进行认证，设定某区域干部人事档案管理系统的信息标准，有助于对系统中的数据和信息等进行统一规划和管理，统一受理、统一标准和统一口径，不仅可以提高管理效率，更体现档案的有效价值。

　　2档案数字化国内进展

　　随着网络一体化和数字化的快速发展，人事档案管理中也逐步实现了数字化和网络一体化建设，并陆续出台了相关的政策和管理规范等，并在规范中对干部人事档案管理等内容进行约束和限制。但由于发展较慢，受环境和条件以及人为因素等的影响导致数字化干部人事档案管理系统的建设并不乐观，管理技术等尚不成熟，在传统档案管理向数字化干部人事档案管理系统转变的过程中，非但没有成熟的管理技术，而且增加了干部人事档案管理系统的成本。当前信息资源数字化系统主要通过光学字符扫描和键盘录入两种输入方式，但通过光学字符扫描方式进行输入对源文件会产生干扰，且图像质量较低，成本较高。而通过键盘输入方式效率低，速度慢。故需要通过加大对数字化干部人事档案管理系统的研究和分析，并针对存在的问题提出可靠性建议，对干部人事档案管理系统进行优化和改进，提高其管理水平和管理质量。

　　3干部人事档案管理系统的数字化改进设计

　　3.1系统设计原则

　　干部人事档案管理系统设计需要保证信息的保密性，具有较高的安全性，且要体现其高性能，对用户的响应速度较高，提高干部人事档案管理系统应用性能，更好满足用户对资源的需求和应用。并要实现系统的高稳定性，资源的可靠性，运行过程中避免出现事故和异常，体现界面的友好性，保证系统界面简洁明了，切要明确各个部分的功能分区，便于使用和操作。

　　3.2系统功能模块结构

　　3.3系统技术结构设计

　　干部人事档案管理系统中技术部分主要包括表现层、业务逻辑层、数据访问层等部分，应用网络架构模式，即利用常用的浏览器和服务器，通过表现层借助于窗体来讲数据传入到服务器，在业务逻辑层将获得的数据信息进行编辑、整理等，该层次属于数据管理的中间部分，在数据访问层可以实现数据库被访问时，查询和修改数据库信息，并可以访问文本资料。

　　3.4系统安全架构设计改进

　　干部人事档案管理系统安全架构包括多个层次体系，首先是要做好物理防护，保护好系统设备的完整性，而系统重点是对软件和网络进行物理维护，避免对其产生物理损害。系统防护中做好储存、清洁、湿度温度等调节工作，做好防水和防火等重要工作。然后是控制数据库的访问限制，只对特定局域网开放，避免黑客等对数据的攻击和侵袭，对重要的数据必须要进行加密，且对应用程序设定访问权限，即时可以通过局域网访问的客户，也需要急性验证，提高和数据的安全性。传输的过程中要保证数据的安全，避免在传输过程中对数据信息进行泄露，并要对系统设定安全验证，让用户访问时输入密码和账号，并要进行数字签名确认，输入三次错误则要被冻结账号等。

　　3.5干部人事档案管理系统关系模型设计优化

　　对系统中基本信息、档案信息、用户记录、借阅信息和档案利用信息等数据进行统一规范，并包括组织机构信息和人事信息等内容，对档案信息的录入便于后期对其进行检查和管理。

　　3.6干部人事档案管理系统细节设计

　　干部人事档案管理系统建立后需要对细节部分进行着重考虑，尤其是管理功能模块必须要高度重视，建立人事系统组织机构，可应用计算机中的树状图等对进行描述和表达，无论部门如何变化，都可以迅速的建立干部人事档案信息的组织系统，对系统中各层级进行管理。实现撤销、整理、添加、查询等层级的高效性、规范性，由同一管理系统平台对各个模块进行管理，而对系统中干部基本信息的获取、编辑、删除、导入和修改等都可以顺利进行，并可以提高其工作管理效率和管理质量，保证人事档案信息管理的高效性和安全性。

　　作者：宫晓东

　　第4篇：计算机档案管理系统的问题及对策

　　1计算机档案管理系统的概述

　　计算机档案管理系统是档案管理人员以计算机为工具进行的档案管理的操作系统。计算机档案管理系统是一种典型的信息管理系统。该系统主要由两个部分组成，分别是按照各种属性分类建立的数据库和提供查询服务的应用程序两个部分。

　　2计算机档案管理系统发展的主要问题

　　在档案管理的现代化建设汇总发挥着越来越重要的作用，但以现在的水平来说依然存在着许多问题。

　　2.1归档过程混乱

　　在计算机档案管理系统的部门中，由于管理制度的不够合理，运行体系不健全，工作人员道德素质不高，造成归档文件丢失、分类混乱、可利用率低下等问题。

　　2.2缺乏统一的标准

　　在计算机管理档案系统中，普遍存在多种工作系统互不支持，数据资源不能共享的现象。各种系统之间互不支持，系统间没有一套同一的标准，容易在今后的工作中造成混乱。

　　2.3安全问题

　　计算机管理档案系统的安全问题主要体现在两个方面，一方面是本系统内存在的问题，另一方面是外在因素造成的安全问题。

　　在档案安全问题中，对使用者查询不同等级的档案要有授权也是很重要的一个方面。在档案馆中，档案应该按其重要程度分为绝密、机密等不同等级。相应地，可查阅的不同等级的檔案的使用者也是有范围限制的。

　　2.4保存和防止损坏

　　在设备硬件保护中，机房的防火、防水、防盗、防电磁的影响与电子档案的保存息息相关。而电子档案的网络环境是否安全也关乎着电子档案是否能够完好无缺地保存下去。

　　3系统建设的解决策略

　　在计算机档案管理系统的建设中，要完成系统的建设，必须从多方面做出努力。创立电子文件档案，是一项庞大的项目工程，涉及到方方面面的单位和工作者较多，很多复杂的专业技术，需要各方面的支持和帮助才能完成。

　　3.1高度重视，以档案管理为中心

　　档案管理这项工作要引起相关部门的高度重视，设备先进，建立并完善管理体系，应用制度，培养高素质的专业人才，这是建设现代化档案管理系统的基本内容。在系统的建设过程中，要以档案部门为中心，在建设档案管理系统过程中，做好每一步基础性工作，开发出一套适用于本单位发展的档案管理系统，让档案变成一个真正意义上的可利用的信息资源，人们应该越来越重视档案工作。

　　3.2保障工作人员的参与性、专业性

　　随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对工作人员的的专业素质要求也越来越高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多职的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。

　　组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。能够自己独立学习和掌握档案分类的原则和方法，独立地正确选择标识，无误的分析档案内容，学会如何将不同类型的档案进行合理的组合，掌握处理特殊状况的方式等。

　　3.3建设信息网络数据库，注重网络安全

　　随着网络化和信息化的全面覆盖，大部分人都可以在任何地方任何时间使用网络，这样就存在一定的网络安全隐患。

　　对目前已经归档的档案按不同标准划分为不同类型的数据库，不但要加快现在正在进行或者尚未进行的各项工作的步骤，尽快实现对所有不同类型的数据库的自动或半自动化检索，加快对那些内容重要、价值大、使用频率高、但又容易受到破坏的纸质档案实现数字化管理，建成一个统一的可以共享的信息资源中心，将信息和管理结合在一起，进一步完善计算机档案管理系统。

　　3.4人工管理与智能管理相结合

　　从档案管理工作的实际实施情况来看，在现实生活中，许多档案馆都把计算机当做是一个次要的辅助工具，大部分工作起来依然依赖的是人工管理模式。传统的档案管理模式往往是以档案信息为核心，其工作对象往往都是大量的文件形式的纸质材料。在具体的档案管理系统中，计算机这一强大的工具并没有得到充分的发挥，特别是在档案数据库管理和使用上，只有数据库的建立，最后却不怎么去使用它或者根本不知道如何去使用这样的一个系统。

　　3.5不断更新档案管理系统适用性技术

　　在档案管理系统中技术的选择和应用上，一定要跟上档案管理方面计算机专业技术的发展速度。但是，档案管理部门并不能够创造直接的经济效益，没有足够的资金来定期更换新的管理设备，更重要的是在更换设备之前，弄清要引进来的所谓的高新设备是否真正适合用于管理工作中，因此在工作时要坚持“实用至上”的信念，努力在档案现代化管理活动中扩展计算机的应用技术，真正提高系统的档案管理水平。

　　3.6对系统编研开发和应用的探究

　　进行编研开发工作这一工作环节才能更充分地应用档案管理系统，才可能挖掘出档案管理系统中的潜在价值。所以，工作人员要多学习和接触一些最新的知识和技术，提高专业技能水平，将理论知识、实际操作技能和档案管理系统相结合，开始进行编研开发工作。工作人员合理有序的将纸质档案电子化，然后再根据人们对数据库知识的了解与应用，建立起一套计算机管理档案的系统，并不断完善它。

　　4结束语

　　当计算机的安全性问题解决后，随着智能手机的普及，以及云端技术的应用，人们可以随时随地，在有网络的前提条件下，就可以用一部手机查询他想要的档案资料了，现在很多网上图书馆就是一个很好的体现，同样，这也是计算机管理档案在未来发展的一个新的方向。

　　作者：张连浩